Zarządzanie sobą w czasie - alokacja czasu

Przeglądając oferty firm szkoleniowych można spotkać szkolenia z zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Analizując zawartość programów, zadałem sobie pytanie czym się różnią się te dwa podejścia? Przyjmując, że czas i człowiek są zasobami w projektach, można założyć, że zasób jakim jest dostępny czas, płynie w sposób ciągły, nieprzerwany. Zarządzanie czasem odnosić się może do planowania w zarządzaniu. W dostępnym czasie można rozplanować realizację projektu, podzielić go na fazy, zadania, podzadania oraz zdefiniować czas realizacji. Do tak przygotowanego planu przydziela się następnie zasoby ludzkie i narzędzia. Ludzie odpowiedzialni za realizację poszczególnych zadań zobowiązani są do osiągnięcia celów, oraz doprowadzenie zadań do końca oraz dostarczenie ustalonych wcześniej, wypracowanych przez siebie efektów. Takie działanie można okreslić mianem zarządzania czasem. Specjaliści pracujący nad poszczególnymi zadaniami, na podstawie dostępnych informacji, priorytetów, określają kolejności realizacji poszczególnych czynności w ramach zadań, planują swój dzień pracy oraz czas wolny. W tym aspekcie ludzie ci zarządzają sobą i swoimi działaniami w celu najbardziej efektywnego wykorzystania zasobu jakim jest czas. Przyglądając się temu procesowi można dojść do wniosku, że tworzywem jest nie tylko czas, ale i człowiek, a człowiek i jego decyzje generują konkretną wartość dodaną np. dla projektu. Takie działanie można określić mianem zarządzania sobą w czasie, które jest tematem artykułów.

Kompetencje z zakresu zarządzania sobą w czasie zależą od dwóch czynników - wiedzy na temat dostępnych metod i narzędzi oraz postaw, które są przeważającym czynnikiem sukcesu. Postawa ma związek z aktywnością oraz planowaniem proaktywnym, czyli takim które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie wcześniejszej inicjatywy. W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się reakcjami na skutek nieprzewidzianych zdarzeń, koncentracją na spełnianiu próśb i poleceń innych osób. Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu proaktywnym oraz konsekwentnym realizowaniu planu. Różnice można zauważyć w sposobie komunikacji osób, które działają w sposób reaktywny oraz proaktywny. Osoba mówiąca głosem dziecka lub rodzica, a zarazem ukierunkowana reaktywnie stwierdzi, że musi cos zrobić, nie ma na coś czasu, narzeka, że nie może sobie z czymś poradzić. Osoby proaktywne, biorące życie w swoje ręce mówią głosem dorosłego, decyduje, postanawiam, wolę lub wybieram. Są to wyrażenia, które słyszymy wiele razy codziennie, jednak niosą one dodatkową informację o człowieku oraz organizacji jego życia.

W życiu wykonujemy wiele różnych czynności, począwszy od prostej wycieczki z dziećmi na basen, skończywszy na obowiązkach w pracy. Alokacja to planowanie zagospodarowania czasu w bliskiej przyszłości w taki sposób, żeby osiągnąć pozytywne efekty w przyszłości. A jak wygląda Twoja idealna doba, na jakie czynności alokujesz swój dostępny czas? Odpowiedzi na te pytania będą z całą pewnością zróżnicowane. Idąc dalej, poszczególne aktywności można pogrupować. Obszarami w których możemy alokować czas są:

• zadania,
• więzi z innymi,
• własne Ja,
• alokacja bezkierunkowa.

W obszarze zadania mieszczą się wszystkie czynności, które traktujemy m.in. jako obowiązek, czyli porządki w domu, zadania w pracy oraz aktywności, których podjelismy się w celu rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność np. jogging w celu zrzucenia zbędnych kilogramów. W drugim obszarze znajdują się spotkania z przyjaciółmi, znajomymi i rodziną. Aktywności te powinny być relacyjne, również dla przyjemności. Ważnym warunkiem jest, że spotkania te nie mają służyć tylko i wyłącznie załatwianiu spraw i interesów. W takich przypadkach stają się zadaniami np. kolacja z klientem. Kolejnym obszarem jest własne Ja. Wielokrotnie przeznaczamy czas na hobby, pasje lub rozwój własnej kondycji. Czynności te charakteryzują się spontanicznością, potrzebą chwili np. w celu poprawienia złego nastroju lub pozbycia się stresu po pracy. Ostatnim najmniej produktywnym obszarem jest bezkierunkowa alokacja czasu. Są to czynności dające nam poczucie, że wykonujemy je dla własnego relaksu, np. granie w gry komputerowe, wycieczki do galerii handlowych, nie mające celu nabycia potrzebnych produktów, rozmowy za pomocą komunikatorów internetowych. Te aktywności daja jedynie wrażenie relaksu, ale w rzeczywistosci nim nie są, gdyż wykonując je, nie jesteśmy w stanie skupić się na bieżącej chwili, tylko wciaż myślimy o tym, co będzie, stanie się za moment. W ten sposób tracimy poczucie i kontrolę szybko upływającego czasu. Czynności te zyskały przydomek pożeraczy czasu.

Oprócz pożeraczy czasu istnieje również wiele czynników negatywnie wpływających na proces gospodarowania czasem. Zjawiska te nie tylko negatywnie wpływają na nas samych, ale również na naszych bliskich lub kolegów z pracy. Nawarstwiając się mogą prowadzić do patologii oraz dotkliwie dezorganizować proces zarządzania sobą w czasie.

Print